Gemeinsam beschaffen: Was interkommunale Zusammenarbeit für Ihre IT konkret bedeutet

Eine Gemeinde mit 4.000 Einwohnern beschafft zwölf Notebooks, die Nachbargemeinde drei Monate später fünfzehn, der Schulverband im Herbst noch einmal zwanzig. Drei Verfahren, drei Preisverhandlungen, drei Mal derselbe Aufwand in drei Rathäusern.

Interkommunale Zusammenarbeit setzt genau hier an. Statt dass jede Verwaltung allein einkauft, bündeln mehrere Kommunen ihren Bedarf. Das Prinzip ist alt, die Rechtslage dafür ist heute so günstig wie selten.

Was rechtlich hinter der gemeinsamen Beschaffung steht

Zwei Instrumente tragen die Zusammenarbeit. Das erste ist die Bündelausschreibung: Mehrere öffentliche Auftraggeber schreiben gleichartige Leistungen gemeinsam aus, § 4 der Vergabeverordnung sieht das ausdrücklich vor. Der Vorbereitungsaufwand fällt einmal an, das Volumen steigt, die Preise sinken.

Das zweite Instrument ist die vergaberechtsfreie Kooperation nach § 108 Abs. 6 GWB. Vereinbaren Kommunen untereinander die gemeinsame Erbringung öffentlicher Aufgaben, braucht es dafür unter bestimmten Bedingungen kein Vergabeverfahren, etwa wenn die Beteiligten weniger als 20 Prozent der betreffenden Leistungen am freien Markt anbieten.

Für den Alltag heißt das: Die Abstimmung mit der Nachbarkommune ist kein rechtliches Risiko, sondern ein vom Gesetzgeber gewollter Weg.

Der Direktauftrag macht die Zusammenarbeit leichter, nicht überflüssig

Seit dem 1. Januar 2026 dürfen Kommunen Liefer- und Dienstleistungen nach der Bundesregelung bis 100.000 Euro als Direktauftrag vergeben, die Länder können abweichende Wertgrenzen festlegen. Maßgeblich ist immer die Regelung des eigenen Bundeslandes. Wie der Direktauftrag praktisch funktioniert, steht in unserem Beitrag Beschaffung ohne Ausschreibung.

Man könnte meinen, damit erledige sich das Thema Zusammenarbeit, weil ohnehin jede Kommune allein direkt bestellen darf. Das Gegenteil ist der Fall. Die Zusammenarbeit verlagert sich nur von der förmlichen Ausschreibung auf die klügere Vorbereitung.

Wenn fünf Gemeinden dieselben Geräte-Standards nutzen, dieselbe Bezugsquelle dokumentieren und ihre Bestellzyklen abstimmen, bestellt zwar jede für sich im zulässigen Rahmen. Der Nutzen entsteht davor: einmal definierte Warenkörbe, vergleichbare Preise als Wirtschaftlichkeitsnachweis und ein IT-Bestand, den auch die Nachbarkommune warten kann, wenn der eigene Administrator ausfällt.

Wo gemeinsame Standards im Alltag Geld sparen

Der größte Kostenblock kommunaler IT ist selten der Einkaufspreis, sondern der Betrieb. Zehn verschiedene Notebook-Modelle in drei Rathäusern bedeuten zehn Treiberstände, zehn Ersatzteillisten und Supportfälle, die jedes Mal von vorn beginnen.

Dazu kommt der Wissensverlust bei jedem Personalwechsel. Verlässt die eine Person, die das Sondermodell im Bauamt kennt, die Verwaltung, beginnt die Einarbeitung bei null. Einheitliche Technik macht dieses Wissen übertragbar, auch zwischen den Kommunen.

Einigen sich kooperierende Kommunen auf wenige Standardgeräte, wird Vertretung über Gemeindegrenzen hinweg möglich. Ein gemeinsamer Ersatzgeräte-Pool fängt Ausfälle ab, Schulungen lassen sich zusammen organisieren, und bei Störungen kennt der Dienstleister die Umgebung aller Beteiligten.

Kleine Verwaltungen profitieren davon am stärksten, weil sie selten eigenes IT-Personal in Vollzeit haben. Die Zusammenarbeit ersetzt hier keine Stelle, aber sie macht die vorhandene Kapazität wirksamer.

Womit die Kooperation praktisch beginnt

Der Einstieg braucht kein großes Vertragswerk. Am Anfang steht ein Gespräch zwischen zwei oder drei Verwaltungen über eine einfache Frage: Was beschaffen wir in den nächsten zwölf Monaten ohnehin alle?

Aus der Antwort entsteht eine kurze schriftliche Vereinbarung über gemeinsame Geräte-Standards, eine benannte Ansprechperson je Kommune und einen Bestellrhythmus, etwa quartalsweise. Mehr Struktur ist für den Anfang nicht nötig, und jede Kommune behält ihre eigene Budget- und Bestellhoheit.

Wächst die Zusammenarbeit, lassen sich weitere Felder anschließen: gemeinsame Wartungsverträge, abgestimmte Ersatzbeschaffung, später auch größere Vorhaben wie die Ausstattung der Schulen im Verbund. Der Geräte-Standard von heute ist dann die Grundlage, auf der das nächste Projekt aufsetzt.

Wie der kommunale Shop in dieses Modell passt

Eine Einkaufskooperation braucht eine gemeinsame Bezugsquelle mit transparenten Preisen, sonst zerfällt der Standard nach der zweiten Bestellung. Im kommunalen Shop sehen alle beteiligten Verwaltungen dasselbe abgestimmte Sortiment zu denselben dokumentierbaren Preisen.

Jede Kommune bestellt eigenständig und erhält ihre eigene, prüffähige Rechnung. Der abgestimmte Warenkorb sorgt trotzdem dafür, dass am Ende in allen Rathäusern kompatible Technik steht. Die Logistik läuft über Bechtle, das größte IT-Systemhaus Deutschlands, Vertragspartner und Ansprechstelle ist die kommune.digital.solutions GmbH.

So bleibt die Kooperation leichtgewichtig: kein neuer Zweckverband, keine zusätzliche Gremienstruktur, sondern eine Vereinbarung über Standards und eine gemeinsame Bestellpraxis.

Nächster Schritt

Sprechen Sie mit einer oder zwei Nachbarkommunen über einen gemeinsamen Geräte-Standard für die nächste Beschaffungsrunde und stellen Sie im kommunalen Shop einen abgestimmten Muster-Warenkorb zusammen. Damit haben alle Beteiligten dieselbe Preis- und Entscheidungsgrundlage auf dem Tisch.