Mobiles Arbeiten in der Verwaltung: was die Kommune wirklich ausstatten muss

In vielen Rathäusern steht die Dienstvereinbarung zum mobilen Arbeiten länger als die dazu passende Ausstattung. Die Beschäftigten nehmen das Notebook mit, das im Büro sowieso da war, und arbeiten am Küchentisch auf einem 13-Zoll-Display.

Arbeitsschutzrechtlich sind das zwei völlig verschiedene Sachverhalte, und daraus folgt, was die Kommune beschaffen muss und was sie beschaffen sollte.

Telearbeitsplatz und mobiles Arbeiten sind nicht dasselbe

Ein Telearbeitsplatz ist nach § 2 Absatz 7 der Arbeitsstättenverordnung ein vom Arbeitgeber fest eingerichteter Bildschirmarbeitsplatz im Privatbereich der Beschäftigten, für den eine wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung festgelegt sind.

Entscheidend ist der Nachsatz der Verordnung: Eingerichtet ist der Platz erst, wenn die Bedingungen vereinbart sind und die benötigte Ausstattung mit Mobiliar, Arbeitsmitteln einschließlich der Kommunikationseinrichtungen durch den Arbeitgeber bereitgestellt und installiert wurde.

Für Telearbeitsplätze gelten § 3 bei der erstmaligen Beurteilung, § 6 sowie Anhang Nummer 6 der Verordnung, soweit der Arbeitsplatz von dem im Betrieb abweicht. Damit sind die Anforderungen an Bildschirmarbeitsplätze im Rathaus auch die Anforderungen an den Platz zu Hause.

Mobiles Arbeiten ist dagegen an keinen festen Ort gebunden und fällt nicht unter die Arbeitsstättenverordnung. Es unterliegt aber dem Arbeitsschutzgesetz, und die DGUV nennt dafür drei Maßnahmen: sichere und ergonomisch gestaltete Arbeitsmittel bereitstellen, gezielt unterweisen und benennen, unter welchen Umgebungsbedingungen nicht mobil gearbeitet werden darf.

Für die Verwaltung heißt das: Wer mobiles Arbeiten zulässt, kommt um die Ausstattung nicht herum, nur die Rechtsgrundlage ist eine andere. Wer Telearbeitsplätze einrichtet, schuldet Mobiliar und Arbeitsmittel und muss die Bereitstellung dokumentieren.

Kaufkriterien, die im Datenblatt stehen

Die DGUV Information 215-410 wird bei Beschaffungen selten gelesen, obwohl sie für Notebooks eine erstaunlich konkrete Liste enthält. Genannt werden ein GS-Zeichen, ein gut entspiegelter Bildschirm, eine Anzeige mit hoher Leuchtdichte, ein verwindungssteifes Gehäuse und ein Akku, der mehrstündigen Betrieb trägt.

Zwei Punkte daraus fehlen in fast jeder Ausschreibung. Erstens die positiv beschriftete Tastatur, also helle Tasten mit dunkler Beschriftung, weil sie bei schlechtem Licht und bei abgegriffenen Tasten lesbar bleibt. Zweitens ein Gesamtgewicht möglichst unter drei Kilogramm, was bei stabil gebauten 15-Zoll-Geräten regelmäßig gerissen wird.

Bemerkenswert ist die Einschätzung zu kleinen Geräten: Tablets, Convertibles und Subnotebooks sind wegen der kleinen, oft unentspiegelten Anzeige und der kleinen oder virtuellen Tastatur für Bürotätigkeiten nur sehr eingeschränkt geeignet. Wer für die Sachbearbeitung Tablets beschafft, weil sie handlich sind, kauft am Bedarf vorbei.

Weil Notebooks in der Regel auch im Büro genutzt werden, sollen Anschlüsse für externe Tastatur, Maus und Bildschirm oder für eine Dockingstation vorhanden sein. Das ist der Grund, warum ein Arbeitsplatz aus mehreren Teilen besteht und nicht aus einem Gerät.

Für Tätigkeiten mit sensiblen Daten nennt die DGUV zusätzlich einen Blickschutzfilter, um den seitlichen Einblick zu begrenzen. Im Rathaus betrifft das Melde-, Sozial- und Personaldaten und damit einen erheblichen Teil der Arbeitsplätze.

Ergänzend zwei Angaben, die in der Unterweisung landen sollten: Der Abstand zwischen Bildschirm und Auge soll auch unterwegs etwa 500 bis 600 Millimeter betragen, und auf zusammenklappbare Notebookständer soll verzichtet werden, weil die Aufstellung ohne Ständer ergonomisch günstiger ist.

Das Set schlägt die Einzelbestellung

Ein Arbeitsplatz für mobiles Arbeiten besteht aus Notebook, Dockingstation, externem Bildschirm, Tastatur, ergonomisch geformter Maus und Headset. Wer diese Teile einzeln über verschiedene Bestellungen zusammenträgt, produziert Lieferzeiten, Restposten und Kompatibilitätsfragen.

Sinnvoller ist ein definiertes Set pro Rolle, etwa Sachbearbeitung, Amtsleitung und Außendienst. Das reduziert die Zahl der Varianten im Support und macht die Ersatzbeschaffung planbar, wie im Beitrag zu Gerätelebenszyklen im Rathaus beschrieben.

Vergaberechtlich sauber bleiben

Ein einzelnes Arbeitsplatz-Set liegt preislich weit unter jeder Wertgrenze für Direktaufträge. Der Auftragswert richtet sich aber nach dem Gesamtwert der zusammenhängenden Beschaffung, nicht nach dem Einzelplatz.

Wer vierzig Arbeitsplätze ausstattet, muss den Gesamtwert ansetzen und darf ihn nicht in vierzig Einzelbestellungen zerlegen, um unter der Grenze zu bleiben. Seit dem reformierten Unterschwellenbereich zum 1. Januar 2026 gilt für den Bund eine Direktauftragsgrenze für Liefer- und Dienstleistungen, die Länder können abweichende Werte festlegen. Die für Ihre Kommune maßgebliche Grenze steht im Landesrecht und in der eigenen Beschaffungsordnung.

Für die laufende Ausstattung einzelner Arbeitsplätze, für Ersatzgeräte und für Nachbestellungen ist die Direktbestellung im Shop der kürzeste Weg. Preise und Lieferzeiten sind dort dokumentiert, was die Marktpreisrecherche für die Vergabeakte gleich mit erledigt.

Quellen und Redaktion

Redaktion: GFKD AG, 24.08.2026. Quellen: Arbeitsstättenverordnung, Anhang Nummer 6, DGUV Information 215-410, Kapitel 9: Telearbeitsplätze und mobiles Arbeiten, KomNet: gesetzliche Regelungen für mobiles Arbeiten. Die maßgebliche Wertgrenze für Direktaufträge ist vor jeder Beschaffung im Landesrecht und in der kommunalen Beschaffungsordnung zu prüfen.