Gerätelebenszyklen im Rathaus: Ersatzbeschaffung über mehrere Haushaltsjahre planen

Viele Kommunen haben ihre Verwaltungsarbeitsplätze in einem großen Schwung ausgestattet, oft finanziert aus einem Förderprogramm. Fünf Jahre später sind alle Geräte gleich alt und gleichzeitig fällig.

Der zweite große Schwung ist dann meist nicht finanziert. Das Ergebnis kennt jede Kämmerei: ein Haushaltsjahr mit einem Investitionsbedarf, der sich weder aus der laufenden Verwaltung noch aus der Rücklage darstellen lässt.

Die Alternative ist unspektakulär und wirksam. Wer den Austausch über mehrere Haushaltsjahre staffelt, bekommt einen planbaren Ansatz statt eines Spitzenbedarfs.

Erst der Bestand, dann der Plan

Ohne belastbare Bestandsliste ist jede Ersatzplanung geraten. Gebraucht werden pro Gerät vier Angaben: Typ, Anschaffungsjahr, Standort und Zustand.

In kleineren Verwaltungen ist diese Liste an einem Vormittag erstellt, oft aus dem Anlagenverzeichnis der Kämmerei plus einem Rundgang. Der Aufwand lohnt sich, weil sich aus dem Anschaffungsjahr direkt die Fälligkeit ergibt.

Achten Sie dabei auf Geräte, die nicht am Arbeitsplatz stehen. Sitzungsraum, Bauhof, Bibliothek und Feuerwehrhaus fallen bei der Erfassung regelmäßig durch das Raster und tauchen später als ungeplanter Bedarf auf.

Abschreibungsdauer und Nutzungsdauer sind zwei verschiedene Dinge

In der kommunalen Doppik richtet sich die Abschreibung nach der Tabelle des jeweiligen Landes, für IT-Hardware liegen die Werte meist zwischen drei und fünf Jahren. Verbindlich ist die Tabelle, die für Ihre Kommune gilt.

Die steuerliche Regelung des Bundesfinanzministeriums, die für Computerhardware eine Nutzungsdauer von einem Jahr zulässt, betrifft die Gewinnermittlung von Unternehmen. Für die kommunale Bilanz lässt sie sich nicht ohne Weiteres übernehmen.

Praktisch wichtiger als die Abschreibung ist, wie lange ein Gerät sicher betrieben werden kann. Ein Notebook, für das der Hersteller keine Sicherheitsupdates mehr liefert, ist ein Sicherheitsproblem, unabhängig davon, ob es bilanziell noch einen Restwert trägt.

Die Jahresquote statt des Großaustauschs

Rechnen Sie den Bestand auf eine jährliche Ersatzquote herunter. Bei 120 Arbeitsplätzen und einer angesetzten Nutzung von fünf Jahren sind das 24 Geräte pro Jahr, ein Betrag, der sich im Haushalt darstellen lässt.

Zwei Regeln machen das Modell tragfähig. Erstens: Der Ansatz steht jedes Jahr im Haushalt, auch in Jahren mit anderen Prioritäten, sonst entsteht der Rückstau erneut. Zweitens: Die Reihenfolge folgt dem Bedarf, nicht dem Dienstalter, also zuerst die Arbeitsplätze mit der höchsten Auslastung.

Ein Nebeneffekt entlastet die IT dauerhaft. Wer jedes Jahr eine überschaubare Charge einrichtet, baut Routine auf, statt einmalig 120 Geräte parallel aufzusetzen.

Wertgrenzen 2026: was gestaffelte Beschaffung vergaberechtlich bedeutet

Die Wertgrenzen sind 2026 in Bewegung wie selten. Bayern lässt Direktaufträge bis 250.000 Euro netto zu, befristet bis Ende 2029. Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen-Anhalt und das Saarland liegen bei 100.000 Euro, in Baden-Württemberg gilt dieser Wert für Kommunen bei Liefer- und Dienstleistungen.

Andere Länder bleiben deutlich darunter. In Sachsen liegt der Direktkauf bei 50.000 Euro, in Thüringen bei 30.000 Euro, in Rheinland-Pfalz bei 10.000 Euro, und Berlin, Hamburg und Bremen bewegen sich zwischen 3.000 und 10.000 Euro. In Nordrhein-Westfalen sind UVgO und VOB/A für kommunale Vergaben unterhalb der EU-Schwellen seit Januar 2026 nicht mehr verpflichtend anzuwenden. Der EU-Schwellenwert für Liefer- und Dienstleistungen klassischer Auftraggeber ist zum 1. Januar 2026 auf 216.000 Euro gesunken. Welche Regel für Sie gilt, klärt die Auftragsberatungsstelle Ihres Landes verbindlich. Den Ablauf des Wertgrenzen-Checks haben wir im Beitrag zum Schwellenwert-Check beschrieben.

Ein Punkt gehört ausdrücklich dazu: Eine gestaffelte Beschaffung ist zulässig, wenn sie einem echten Bedarfsverlauf folgt. Einen bereits entschiedenen Gesamtauftrag künstlich in Jahresscheiben zu zerlegen, nur um unter eine Wertgrenze zu kommen, ist es nicht.

Die Jahrescharge direkt bestellen

Fällt die Jahresmenge unter die für Sie geltende Direktauftragsgrenze, entfällt das förmliche Verfahren. Aus dem Beschaffungsvorgang wird eine Bestellung, die die Fachabteilung selbst auslösen kann.

Genau darauf ist kommune.digital.shop ausgelegt. Sie sehen Preise und Verfügbarkeit direkt im Shop, bestellen die Charge des laufenden Jahres und dokumentieren den Vorgang mit Angebot und Bestellbestätigung. Was dabei formal einzuhalten ist, steht im Beitrag Beschaffung ohne Ausschreibung.

Vertragspartner ist die kommune.digital.solutions GmbH, ein gemeinsames Angebot mit der Bechtle AG. Die Lieferung kommt aus dem Logistiknetz von Bechtle, dem größten IT-Systemhaus Deutschlands, was bei wiederkehrenden Chargen den Vorteil hat, dass dieselben Konfigurationen über Jahre nachbestellbar bleiben.

Was mit den ausgemusterten Geräten passiert

Vor der Aussonderung müssen die Datenträger nachweisbar gelöscht werden. Ein einfaches Formatieren genügt dafür nicht, und ohne Löschprotokoll fehlt bei einer Prüfung der Nachweis.

Planen Sie diesen Schritt in die Jahresroutine ein, statt Altgeräte im Keller zu sammeln. Ein Stapel unbearbeiteter Rückläufer ist nach zwei Jahren ein Datenschutzrisiko und kein Restwert.

Nächster Schritt

Erstellen Sie die Bestandsliste mit Anschaffungsjahren und rechnen Sie daraus die Jahresquote. Diese eine Zahl gehört in die nächste Haushaltsberatung, weil sie aus einem Investitionsstau eine laufende Position macht.

Für die Charge des laufenden Jahres stellen Sie den Warenkorb direkt im Shop zusammen, mit Preisen und Verfügbarkeit auf einen Blick. Bei größeren Vorhaben oberhalb Ihrer Wertgrenze vermittelt die Plattform einen Bechtle-Experten für die fachliche Auslegung.

Quellen: OptiSo-Consult: Vergabegrenzen 2026 im Überblick, Stand Mai 2026, Wirtschaftsministerium Baden-Württemberg: Schwellenwerte und Wertgrenzen im Vergaberecht, Stand Januar 2026 (PDF), KOINNO: Höhere Wertgrenzen in den Bundesländern, BMF-Schreiben zur Nutzungsdauer von Computerhardware vom 22.02.2022 (PDF), Auftragsberatungsstellen Deutschland: Wertgrenzen. Redaktion: GFKD AG.